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建筑工程资料管理的几点建议
发布时间:2017-9-2  浏览人次:59
 

近些年,随着我国建筑业的快速发展,建筑工程资料管理工作已成为工程建设过程中重要工作之一。

高素质、懂专业的资料管理人员成为建筑市场中,建设单位、施工单位、监理单位不可缺少的重要人员之一。

建筑工程管理是为新建、改建或扩建房屋建筑和附属建筑设施所进行的规划、勘察、设计和施工、竣工等各项技术工作和完成的工程实体。建筑工程资料的形成应符合国家相关的法律法规,质量验收标准和规范,工程合同与设计文件等规定。

建筑工程资料应随工程进度同步发生并按规定收集、整理、工程资料填写应采用国家及地方规定的表格,统一归类。各参建单位必须确保各自资料的真实、有效、完整和齐全性。凡对工程资料进行伪造,随意抽撤或损毁、丢失等行为,应按有关规定予以处罚,情节严重的应依法追究法律责任。

建筑工程资料管理是保证工程质量与安全的重要环节,是建筑工程施工管理程序化、规范化和制度化的具体体现。因此做好建筑工程资料管理工作具有重要意义,其意义主要有:建筑工程资料管理是项目管理的一项重要工作;按照规范的要求积累而完成的完整、真实、具体的工程资料,是工程竣工验收交付使用的必备条件。一个质量优良和合格的建筑工程必须有一份内容齐全、文字记载真实可靠的原始技术资料;工程资料为工程的检查、管理、使用、维护、改造、扩建提供可靠的依据。

那么,我们要怎样才能在以后的资料管理的相关工作中把握重点及方向、又如何才能做好建筑资料管理的工作呢?

通过近几年在工地的实践和对建筑工程资料管理这门课程的学习,我觉得只要做到以下几个方面,就可以使我们在以后的资料管理的相关工作中取得更好的进步。

一、建立健全档案管理制度是做好建筑工程档案管理的基础。为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理,保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范,建设单位在项目建设初期(从工程立项开始)就应按照国家档案管理的有关规定,结合建筑实际情况,制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标代理机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及管理人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责,规范档案资料的收集、整理,以保证工程自开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文件很重要,在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。

二、严格把好竣工验收档案资料质量关,使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。工程竣工验收时,建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员,按照建筑工程档案管理归档范围的要求,对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核,发现问题及时解决,补缺补漏,务必使得竣工材料做到真实、完备、及时,归档范围符合要求,认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文,把好竣工验收关,把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的下一个重要环节和内容,做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的,由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的,不发给《建设工程档案合格证》,建设单位不结清尾款,以确保工程建设档案的完整、准确、系统。

三、加强对工程档案管理人员的和有关技术人员进行培训的力度。随着建筑业的不断发展,档案管理工作的特点也有了新的变化,从而提高档案管理队伍的管理水平也显得尤为重要。档案管理人员的业务素质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案管理人员要增强服务意识,认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平,要运用现代化的科学技术和设备,采用科学的管理方法,更好地服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员要更新观念,提高认识,变被动为主动,认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定,在工作中灵活运用;要有较强的责任心,严把工程档案质量关。

四、加强施工管理,强化档案资料编制工作。按照标准编制工程档案资料,是施工单位最基本的业务条件。一个施工队不会编制工程档案资料,就不具备承包工程的资格。工程档案资料的质量,关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任,加强对施工技术人员编制档案资料的训练,不断提高编制工程档案资料的业务水平。开发公司要加强对施工单位的监督和管理,检查工程档案资料的编制情况,按照标准形成档案资料,给后人留下宝贵的财富。

五、充分利用现代化手段,多角度、多层次开发建筑工程档案信息资源,做好档案信息统计工作。大力推行电子文件档案在工程档案中的运用。各部门还应有效利用计算机资源,建立本部门的档案检索系统。提高各部门的档案管理水平,提高各部门档案管理工作的协调工作能力,方便各部门对档案利用,以提高工作效率。按照档案的性质进行分类与编号;对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类、编号采用其自然形成的编号。

六、及时做好传递和变更记录。在管理过程中,频繁传递和变更,容易使档案的完整性、有效性发生变化,各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录,才可能有效地了解档案的来龙去脉,防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性,确保各部门及时获取有效档案资料或信息。

当前,我国的建筑市场面临严峻的挑战和激烈的竞争,管理体质必将渐行改革,建筑工程档案管理也会涌现新情况,同时也存在较大的发展机遇和空间。我们应以积极学习和借鉴其它单位先进建筑工程档案管理经验的态度,充分发挥我们已有的优势,重视加强建筑工程档案资料管理人才的培养和激励机制的完善,不断总结建筑工程档案管理的经验,使建筑工程档案资料能更好地为我们的工程经济建设及构造和谐美满的社会服务。

 



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